Istina je da nije tako teško razviti ovu prenosivu vještinu, a nakon što je savladate, moći ćete proći čak i najizazovnija vremena i postati efikasniji u tom procesu.
Sve što trebate učiniti je napraviti nekoliko promjena u svom uobičajenom rasporedu, a mi smo naveli korake koje je potrebno poduzeti kako biste postigli svoj cilj da postanete bolje organizirani.
1. Napravite plan
Bez odgovarajućeg planiranja, određeni detalji vjerojatno će proći kroz pukotine. Dakle, bez obzira na čemu radite, važno je trošiti vrijeme na pronalaženje koji su alati i resursi potrebni, koliko vremena je potrebno za izvršavanje zadatka i koja je točna strategija koju treba slijediti.
To vrijedi i za vaše ciljeve u karijeri. Na primjer, recimo da želite promociju do kraja godine. Da biste to ostvarili, morat ćete dokazati zašto to zaslužujete i da posjedujete sve potrebne profesionalne vještine - zato si postavite neke ostvarive ciljeve kojima ćete raditi na tome da vas motivira tijekom cijele godine.
2. Napravite popis obveza
Svakodnevno pravite novi popis obaveza sa svim stvarima koje trebate učiniti za dan (čak i ako je riječ o nečemu jednostavnom poput podnošenja ili kupovine hrane). Radeći to nećete ništa zaboraviti, a također ćete se osjećati produktivnijim kada odričete zadatke koje dovršite.
Da biste stvari prešli na višu razinu, dajte prednost stavkama na svom popisu od visokog do niskog prioriteta. To možete učiniti kodiranjem boja ili brojenjem predmeta, tako da znate koje prvo ispuniti. Na toj bilješci ponekad je lakše pripremiti svoj popis na kraju dana za sljedeći dan - na taj ćete način moći odmah krenuti prema poslu nakon što se probudite.
3. Vodite bilješke na sastancima
Ako se nađete na nekom drugom dosadnom radnom sastanku, možda ćete pomisliti da vam nije potrebno bilježiti nikakve napomene i da ćete se jednostavno sjetiti svega o čemu se razgovaralo. Ali budimo iskreni: čim napustiš sobu, odmah zaboravljaš što je trebalo započeti s cijelim smislom sastanka.
Bilježenje bilješki pomoći će vam dugoročno, pogotovo kada vam šef savjetuje upute za dovršavanje određenog projekta. Na taj način nećete ih morati mučiti pitanjima (koja su vjerojatno već bila razmatrana na sastanku) i učinkovito ćete moći pokazati koliko ste organizirani i proaktivni.
4. Koristite dnevnik
Godišnji dnevnik ili kalendar zaista vam mogu pomoći da sakupite svoje misli i organizirate se. Pomoću njega zakažite sastanke, sastavite tjedni izbornik hrane i zapišite sve svoje zadatke te dodijelite vremena svakom događaju kako biste osigurali da svoj dan iskoristite na najbolji način. U skladu s tim, najvjerojatnije vam dan neće proći točno onako kako je planirano (na primjer, može doći do promjene u zadnjem trenutku koja će trebati vašu hitnu pažnju), pa odvojite malo vremena za hitne slučajeve.
5. Isključite mozak
Nije tajna da će vas stres na radnom mjestu suzdržavati od obavljanja svog posla. Završit ćete samo nepotrebno gubit vrijeme brinući o stvarima. Zbog toga je važno da ispadnete iz mozga i da se upustite u jedan zadatak u isto vrijeme - a ne pokušavate više zadati i izvršiti previše u jednom potezu.
Možete pokušati i meditirati ujutro kako biste se riješili bilo kakvog stresa i negativnih misli. Zapravo, nedavno istraživanje o utjecaju pažljivosti i stresa na radnom mjestu otkrilo je da su nakon sedam tjedana meditacije sudionici pokazali povećani porast svijesti.
6. Uložite u mape za pohranu
Nevjerovatno je što utjecaj nekoliko komada pribora može napraviti na vašu psihu i vašu cjelokupnu organizaciju. Bilo da se radi o vašoj kući, učionici ili uredu, ako investirate u neke kante za skladištenje, mape i ladice za odvajanje svojih stvari, odmah ćete se osjećati bolje.
7. Označite svoje dokumente
Kakva je smisla imati nove i sjajne datoteke ako ne znate što je u njima? Da biste doista iskoristili prednosti novoorganiziranog stola ili ormara, upotrijebite naljepnice za prepoznavanje onoga što se nalazi u svakoj od spremnika. Na taj način uštedjet ćete vrijeme na prosijavanju hrpe otpadnog papira ili kutija za odjeću kako biste pronašli potrebne predmete.
8. Imajte hrpu "Obaveza" i "Gotovo"
Ako se bavite s više različitih zadataka odjednom, držanje dvije odvojene ladice (jedna za zadatke koje je potrebno obaviti, a druga za zadatke koji su već završeni) može se pokazati nevjerojatno korisnom. Možete čak i odvojiti zadatke u ladici "Obaveza" s prozirnim listovima tako da znate koliko ih je još potrebno djelovati.
9. Napravite vlastiti sustav arhiviranja
Dobar osobni sustav prijavljivanja ključan je za svakog stručnjaka. Na primjer, možete kreirati datoteke s podmapama i odvajati svoje dokumente prema kategoriji: fakture, primanja, bilješke liječnika, ugovori, projekti itd. Ovisno o vašem načinu života, imat ćete vlastitu preferiranu metodu, bilo da je u papirnatom obliku ili pomoću pomoću elektroničkih uređaja.
10. Organizirajte radnu površinu
Ako ste krivi što imate neuredan radni stol, vrijeme je za sortiranje. Počnite povlačiti labave dokumente u kategorizirane mape. Možete čak organizirati sustav na vašem zajedničkom poslužitelju. Na primjer, ako postoji priručnik koji svi vaši kolege ili razrednici slijede, ali se datoteke spremaju na sve strane, možete ih organizirati u jednu urednu mapu koju će svi lako pronaći.
11. Bacite nepotrebne predmete
Svi smo krivi za skladištenje predmeta koji nam nisu potrebni, bilo da se radi o praznoj boci s dezodoransom na poleđini crteža ili ispisima prije dvije godine.
Vrijeme je da se riješite svih nepotrebnih smeća i budete čistiji radni prostor ili dom. Na kraju dana svakog petka izdvojite pola sata kraja za bacanje nepotrebnih predmeta i organizirajte se tako da ste spremni za početak iznova u vrijeme kad se ponedjeljak vrati.
12. Koristite Tech Tools
U današnjem digitalnom dobu postoji tisuće aplikacija dizajniranih da nam pomognu da budemo usredotočeni i organizirani. Ako više volite koristiti tehnološke uređaje, možete se poslužiti nekoliko aplikacija kako biste lakše išli dalje. Neke sjajne preporuke uključuju Evernote za vaš popis obaveza, Beep Me za postavljanje podsjetnika (samo za iOS), TripIt za uređivanje putovanja i Last Time za praćenje svih zadataka.
13. Upravljajte svojim vremenom
Sposobnost da učinkovito upravljate svojim vremenom jedna je od najkorisnijih vještina koju možete imati u životu. Ako sebi date određeno vrijeme za dovršavanje neke od svojih zadaća, moći ćete smanjiti sve nepotrebne sate dana.
Dakle, umjesto da se žalite zbog „nedovoljnog broja sati u danu“, sada ćete moći pametno koristiti te sate, osiguravajući vam da ispunite, ako ne i sve, većinu onoga što ste namjeravali učiniti.
14. Biti rana ptica
Najvjerojatnije ćete postići više svog dana ako se probudite rano. Dakle, umjesto da se otkočite iz kreveta u 8:30 kad trebate biti u uredu ili učionici u 9 sati ujutro, zašto se ne biste probudili malo ranije? Moći ćete dobiti dobar doručak i možda čak i stisnuti brzu vježbu. Ne samo da će ovo osigurati da ste budni i puni energije, već će vas pripremiti i za dan koji je pred nama.
15. Naučite delegirati
Sposobnost dobrog delegiranja stečena je vještina koja nedostaje mnogim profesionalcima. Trebali biste prepoznati koje vještine imaju vaši suvremenici i kako se mogu koristiti za postizanje najboljih rezultata za cijeli tim. Zapamtite: iako biste možda željeli sve učiniti sami, to neće biti produktivno. Netko iz vašeg tima može se možda bolje iskusiti u rješavanju određenih zadataka, ostavljajući vas da se usredotočite na druga važna pitanja.
Koji su vaši omiljeni savjeti i trikovi za organiziranje? Pridružite se razgovoru u nastavku kako biste nas obavijestili ...
